Hoe de HAN jaarlijks duizenden uren bespaart op het OER proces

HAN Logo

Binnen het hoger onderwijs is de OER, Onderwijs- en Examenregeling, een cruciaal document. Hierin staan alle voorwaarden, les- en examenprogramma’s vastgelegd voor de studenten. Elk onderwijsinstituut moet jaarlijks een OER opstellen van al zijn opleidingen en opleidingsvarianten.

Dit zijn uitgebreide documenten waarbij meerdere afdelingen en (juridische) adviseurs betrokken zijn. Voor de meeste onderwijsinstituten kost het onwijs veel tijd om een OER te creëren. Het proces is vaak niet efficiënt ingericht en het schrijven wordt meestal gedaan via Microsoft Word, aangevuld met andere systemen voor communicatie zoals Outlook & Teams, project management via Excel lijsten en opslag + versiebeheer via Sharepoint of Dropbox.

Oude OER Proces zonder Docflow
Het oude OER proces
Het oude OER proces

Bij de HAN University of Applied Sciences had iedere OER zijn eigen proces. Elk document moest apart bewerkt worden door meerdere schrijvers en vervolgens gecontroleerd of goedgekeurd door de verschillende gremia – juristen, medezeggenschap, directie. Hierdoor vloog er oneindig veel feedback en allerlei versies door de mailboxen. Bovendien werden OERen van voorgaande jaren niet centraal opgeslagen en waren ze vaak moeilijk te vinden, vooral als je ook nog eens op zoek was naar de juiste versie. Als de OER dan uiteindelijk gepubliceerd werd, dan ging dat via weer een andere afdeling (Communicatie) die de documenten op de website publiceerden. En bij een wijziging in een gepubliceerde OER werd dit hele proces nog eens dunnetjes overgedaan.

Elk jaar worden er bij de HAN meer dan 300 OERen geschreven. Het kostte voorheen maar liefst 124 uur om één OER te maken en het duurde vaak tot wel 6 maanden voordat het gepubliceerd was.

OER Document in Microsoft Word
Een OER document in Microsoft Word
Het nieuwe OER proces

Dat kon dus sneller, beter en slimmer. Sinds 2018 werkt de HAN met Docflow. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk documenten maken, samenwerken en publiceren vanuit één gestroomlijnde omgeving.

Voor elke type OER kunnen ze nu een eigen workflow maken. Hierdoor krijgen de coördinatoren het overzicht over het gehele schrijfproces. Verder hebben de schrijvers meer controle over hun content omdat ze met slimme templates werken. Schrijvers maken bovendien veel minder fouten doordat ze altijd samen in dezelfde versie van een OER aan het werken zijn.

OER Document in Docflow
Een OER document in Docflow

De communicatie tussen verschillende teams en adviseurs gaat ook stukken beter. Alle relevante personen kunnen reacties plaatsen en ontvangen daar email notificaties over. Zo blijft iedereen op de hoogte van de voortgang van het schrijfproces en zijn de openstaande punten duidelijk.

Bij de HAN werken ze tegenwoordig ook op deze manier met hun studenten contracten. De studiebegeleiders schrijven onderwijsovereenkomsten en inmiddels tekenen duizenden studenten deze overeenkomst direct in dezelfde omgeving.

Nieuwe OER Proces met Docflow
Het nieuwe OER proces

Dit jaar heeft de helft van alle academies bij de HAN zijn 136 OERen op deze manier geschreven. We hebben samen met ze uitgerekend dat ze hierdoor 66% minder tijd besteden aan het schrijven van de OER. Daarmee heeft de HAN in het afgelopen jaar al meer dan 11.000 uur bespaard door anders te gaan werken. Per 2021 zal de andere helft van de HAN ook op deze nieuwe manier aan de slag gaan, waardoor deze tijdsbesparing nog eens verdubbeld wordt!

Is het voor jouw organisatie ook hoog tijd om slimmer te werken? Ontdek de mogelijkheden van Docflow tijdens een interactieve workshop samen met jouw collega’s.