Doelstelling
Bij Avans worden elk jaar nieuwe studiegidsen geschreven voor iedere (deel) opleiding. Het opstellen van deze tientallen studiegidsen via Microsoft Word kostte Avans maanden tijd en werk en leverde frustratie op door de onoverzichtelijke manier van (samen)werken. Er bleek onduidelijkheid te zijn over het versiebeheer van de documenten en de samenwerking tussen medewerkers verliep moeizaam en inefficient via de email. Hierdoor was er geen goed zicht op de voortgang en status van studiegidsen en was de goedkeuring in aanloop tot publicatie een tijdrovende klus.
Docflow’s oplossing
Om het volledige schrijfproces van de studiegidsen te verbeteren en digitaliseren, heeft Docflow in samenwerking met Avans in 2016 het product OERWrite ontwikkeld. Inmiddels gebruikt Avans OERWrite al jaren om de studiegidsen te schrijven en te publiceren. Dit gebeurt in grote en kleine teams en vanuit de gestroomlijnde omgeving van OERWrite. Voor Avans bood Docflow de oplossing om een professionele workflow op te zetten met heldere (vervolg)stappen die passen bij de manier van werken van de organisatie.
Waarom gekozen voor Docflow?
1. Een workflow bouwen die past bij de organisatie
De processen rondom het maken van documenten kunnen rommelig en onduidelijk zijn, maar Docflow maakt jouw manier van werken weer tot een succes. Jouw offline processen kunnen eenvoudig omgezet worden in stappen van een online workflow. Daarnaast kun je de juiste medewerkers toewijzen aan elke stap en onze software doet de rest! Wij informeren en herinneren jouw team aan openstaande actiepunten in elke stap van de workflow waardoor jouw team overzichtelijker en efficiënter kan samenwerken. En het belangrijkste: het publicatieproces van studiegidsen wordt versneld!
2. De kwaliteit en consistentie van documenten beschermd door templates
Tijdens het maken van nieuwe documenten kunnen er ongewild en onbewust toch veel fouten in nieuwe documenten sluipen. Zeker als je met meerdere mensen werkt aan verschillende versies van hetzelfde document. Docflow vermindert dit risico in jouw documenten door onze tool genaamd ‘single source of truth’. Deze tool zorgt ervoor dat documenten worden verbonden aan templates en door een wijziging in een template te maken, kun je honderden documenten aanpassen met slechts één klik op de knop. Dankzij deze templates ben je verzekerd dat de structuur, inhoud en styling consistent is in al jouw documenten en contracten.
3. Eenvoudig samenwerken in (grote) teams
Dankzij de veelzijdige rollen en rechten in onze applicatie heb je altijd de controle over wie wat doet of ziet. Je kun de toegang voor gebruikers afstemmen op hun functie binnen jouw organisatie of contributie aan de workflow. Jij bepaalt welke toegangsniveaus en autorisaties er zijn en je wijst ze toe ze aan elke betrokkene binnen jouw team.
Ook de verwarrende e-mail threads die verschillende versies van één document bevatten zijn eindelijk verleden tijd. Dankzij Docflow is samenwerken aan documenten nog nooit zo eenvoudig geweest. Vanaf nu kan je online werken, op hetzelfde moment en samen met je hele team zonder dat er recent geschreven content verloren gaat. Voeg commentaar toe aan tekstblokken en tag anderen voor directe feedback.
Winsten
Inmiddels worden studiegidsen van Avans opgesteld met templates die Avans zelf bouwt in OERWrite. Hierdoor kunnen alle betrokkenen, zoals schrijvers, commentatoren en de medezeggenschapsraad, eenvoudig en tegelijkertijd op hun eigen manier bijdragen aan documenten en is de inhoud, styling en content van verschillende studiegidsen op elkaar afgestemd.
Alle studiegidsen worden dankzij Docflow op één gecentraliseerde en online locatie gearchiveerd waardoor de relevante inhoud van studiegidsen uit voorgaande jaren eenvoudig worden geïmporteerd naar de studiegidsen voor het nieuwe schooljaar. Hierdoor kunnen in honderden studiegidsen met één druk op de knop eenvoudig errata worden doorgevoerd en bespaart Avans jaarlijks honderden uren in het opstellen van nieuwe studiegidsen!
Meer weten?
Wil je ontdekken of Docflow jouw organisatie ook een passende oplossing kan bieden voor het opstellen en ondertekenen van documenten? Neem contact op en leer meer over ons platform!
