HAN: onderwijs overeenkomsten

Customer
University of Applied Sciences
Size
3900 Staff members
Product
Docflow signing

Doelstelling

Bij de HAN worden jaarlijks vele duizenden onderwijsovereenkomsten (OOK) afgestemd tussen studenten en hun coaches voor de gemaakte onderwijs keuzes. Het opstellen, ondertekenen en archiveren van deze overeenkomsten gebeurde via MS Word en e-mail en kostte jaarlijks ontzettend veel tijd. De HAN wilde dit proces graag gecentraliseerd versimpelen, standaardiseren en professionaliseren.

Docflow’s oplossing

Docflow heeft de HAN een passende oplossing kunnen bieden. Via ons platform worden er template-contracten opgesteld zodat de student en de coach alleen nog enkele ontbrekende gegevens hoeven in te vullen. Beide partijen kunnen direct via ons platform de onderwijs overeenkomst ondertekenen en downloaden. Dit zorgt dat het proces veel eenvoudiger is en de coach makkelijk het overzicht houdt over de verschillende overeenkomsten en de status hiervan.

Om het proces nog makkelijker te maken, hebben we een API-integratie gerealiseerd zodat alle belangrijke informatie van de studenten, coaches en opleidingsinformatie automatisch beschikbaar zijn vanuit de interne HAN systemen.


Waarom gekozen voor Docflow?

1. Altijd het overzicht behouden over alle contracten

Het invullen, aanpassen en ondertekenen van een onderwijsovereenkomst kost veel tijd en je loopt hierbij het risico om het overzicht kwijt te raken. Door Docflow de cycles van de onderwijsovereenkomsten te laten beheren, word je voorzien van de juiste informatie, op het juiste moment en bij de juiste personen. Zo worden alle onderwijsovereenkomsten op één locatie geschreven en beheerd waardoor je tegelijkertijd zowel het overzicht kan behouden als vooruit kan denken aan de volgende stappen.

2. Schrijven, beoordelen, ondertekenen en publiceren: alles op één plek

Er worden veelal meerdere tools als Word, Google Drive en e-mail gebruikt om één contract op te stellen. Door Docflow te gebruiken, kun je afscheid nemen van het grote aantal verschillende tools omdat wij werken vanuit één centrale omgeving die geïntegreerd is met Single Sign On oplossingen waardoor je zélfs geen account bij Docflow hoeft aan te maken. Schrijf onderwijsovereenkomsten direct in onze software en laat ze daarna goedkeuren en ondertekenen met één klik op de knop. Ook tekenende partijen die geen gebruik maken van de software van Docflow – zoals studenten – kunnen moeiteloos worden uitgenodigd om de onderwijsovereenkomst te signeren. De ondertekende onderwijsovereenkomsten kunnen worden gearchiveerd of gepubliceerd en zijn goed leesbaar op elk apparaat.

3. Een beschermde kwaliteit en consistentie in documenten

Ongewild kunnen er snel fouten in overeenkomsten sluipen. Zeker als je met meerdere mensen werkt aan verschillende versies van hetzelfde contract. Dankzij de verbonden templates bij Docflow kun je het aantal onvoorziene fouten in overeenkomsten verminderen door de ‘single source of truth’ . De ‘single source of truth’ maakt het mogelijk om honderden overeenkomst tegelijkertijd aan te passen met slechts één klik op de knop. Onze templates zorgen ervoor dat de structuur, inhoud en styling consistent is in alle documenten en contracten. Ook hoef je niet langer informatie te kopiëren en plakken tussen verschillende templates omdat je binnen onze omgeving gemakkelijk inhoud tussen documenten kan exporteren en importeren.

Het is nu een stuk eenvoudiger om de overeenkomsten in te vullen, te ondertekenen en te archiveren waardoor de onderwijsovereenkomsten minder werk opleveren.

Carola Doumen | Projectleider flexibilisering deeltijdonderwijs & Leven Lang Ontwikkelen

Winsten

Dankzij de passende oplossingen bij Docflow kan de HAN inmiddels met één druk op de knop duizenden onderwijsovereenkomsten tegelijkertijd genereren. Op deze manier kan de HAN haar studenten en coaches nu faciliteren met een gebruiksvriendelijke oplossing die centraal geregisseerd is. In samenwerking met Docflow heeft de HAN hier een grote efficiëntieslag weten te maken, die daarnaast ook bijdraagt aan een verbeterde kwaliteit van de overeenkomsten en de ervaring voor de student.

Meer weten?

Wil je ontdekken of Docflow jouw organisatie ook een passende oplossing kan bieden voor het opstellen en ondertekenen van documenten? Neem contact op en leer meer over ons platform!