Eerste ervaring van de HU

Customer
University of Applied Sciences
Size
3900 Staff members
Product
Docflow

Context

Het opstellen van de studiegidsen was jarenlang een arbeidsintensief en kwetsbaar proces Hogeschool Utrecht (HU), met veel contactpersonen, schrijvers, tekstversies – en frustraties. De invoer van Docflow maakte dit proces veel gebruiksvriendelijker. Inmiddels zijn de eerste studiegidsen gemaakt en schreef de HU onlangs de blog “Hoe bevalt de app in de praktijk? Volgens de HU is OER Write van Docflow een transparant systeem, de gebruikerservaring en belangrijkste voordelen die in de blog worden genoemd staan hieronder uiteengezet:

HU gebruikerservaring met Docflow

Een van de eerste gebruikers is Jennifer van Triest. “Het is een enorme verbetering ten opzichte van hoe het was. Het is geen veredelde Word- of pdf-versie, het is echt een apart systeem, helemaal toegesneden op wat nodig is voor het maken van studiegidsen, zonder overbodige mogelijkheden. Vroeger had ik allemaal Word-documenten waar ik soms eindeloos doorheen moest bladeren, dat kostte enorm veel tijd. Nu is het veel overzichtelijker. Je ziet in een oogopslag wat al af is en wat nog niet. En als je meerdere gidsen moet maken, kun je eenvoudig stukken overzetten.” Ook Leonie Verheijen, secretaris bij het Institute for Finance & Accounting, is tevreden. “Het is echt een hele mooie tool voor de studiegidsen, ik ben enthousiast!”


Vroeger gebruikte ik Word-documenten waar ik soms eindeloos doorheen moest bladeren, dat kostte enorm veel tijd. Nu is het overzichtelijker. Je ziet in een oogopslag wat af is en wat nog niet.

Jennifer van Triest | secretaris bij het Institute for People & Business.

Waarom heeft de HU gekozen voor Docflow?

1. Makkelijk, transparant samenwerken

Een van de grote pluspunten is het eenvoudige samenwerken, stelt Jennifer. “Als ik een vraag heb over een bepaald stuk tekst, dan kan ik de verantwoordelijke direct vanuit het programma een bericht sturen. Die ontvangt dan een mailtje om erop te attenderen dat er een vraag openstaat. Als hij of zij dan antwoord geeft, krijg ik weer mailtje. Je weet dan wanneer iets opgelost is en je weer verder kan, zonder dat je daarvoor steeds in het programma hoeft te gaan kijken. Mensen kunnen zo heel eenvoudig op elkaar reageren en de hele conversatie is door iedereen te volgen.”

Jennifer: “Ik vind het ook fijn dat ik vrij makkelijk zelf gebruikers kan toevoegen en van de juiste rechten kan voorzien. Je kan precies regelen wie zelf dingen mag wijzigen, wie alleen commentaar mag leveren, enzovoort.” Leonie beaamt dit. “Alle processtappen staan duidelijk aangegeven en ook alle communicatie is voor iedereen zichtbaar. Examencommissie, GOC, opleidingsmanagers; ze kunnen eenvoudig commentaar geven. Wij kunnen op onze beurt de GOC precies laten zien welke discussie er gevoerd is om tot een besluit te komen. Dat verhoogt de tevredenheid en maakt de route van instemming makkelijker. Het is een transparant systeem.”

2. Nauwelijks vragen van collega’s

“Wij zijn niet de enige die het gebruiksvriendelijk vinden”, stelt Jennifer. “Ik had een hele summiere handleiding geschreven voor mijn contacten die met de app moesten gaan werken. Gewoon een mail met wat basale informatie. Meer uitleg bleek niet nodig. Ik kreeg nauwelijks vragen. Natuurlijk wordt er wel eens een foutje gemaakt maar niets ingrijpends en als hoofdgebruiker kan ik het meestal zelf oplossen. En als er dan toch vragen zijn, kunnen we altijd bij Jan Thesingh en Stefan van der Fange terecht, adviseurs juridische zaken bij OOS. Zij reageren altijd heel snel. Ze hebben de hele introductie en implementatie goed gecoördineerd.”

Er zijn weinig vragen van gebruikers gekomen, het programma is gebruikersvriendelijk. En de begeleiding door onze functioneel beheerders helpt enorm als je er echt niet uitkomt.

Leonie Verheijen | secretaris bij het Institute for Finance & Accounting

3. Last minute wijziging mogelijk

“Al zijn de gidsen bijna af, er kan natuurlijk altijd nog een last minute wijziging komen. Zo’n wijziging is veel minder ingrijpend dan vroeger”, vertelt Jennifer. Omdat alles in de applicatie gebeurt en de gidsen online worden gepubliceerd, kan je dicht op de verschijningsdatum nog wijzigingen doorvoeren. En eventuele errata hoef je ook niet meer los te publiceren.” Het moge duidelijk zijn, van deze gebruikers mag Docflow blijven. Jennifer: “Ik ben heel benieuwd naar de reacties van onze studenten.”

Valt er dan helemaal niets meer te verbeteren?

Valt er dan helemaal niets meer te verbeteren? Nou, Jennifer en Leonie hebben nog wel een paar wensen. “Hoe je opmaak toevoegt, zoals cursivering en onderstrepen, is even wennen.” Ook voor Leonie, die wat uitgebreidere mogelijkheden qua opmaak wenselijk vindt. “Zo moet het aanmaken van tabellen handiger kunnen.” Jennifer: “Belangrijker vind ik het ontbreken van een zoekfunctie. Als je nu wil zoeken op een term, kan dat alleen door een export naar pdf maken en daar dan in te zoeken. Dat is omslachtig.” Volgens Leonie is er ook nog werk aan de winkel voor een eindredacteur bij M&C. “We hebben teksten uit de oude gidsen overgezet en daar blijken nog best wat foutjes in te zitten. Dat is jammer. De gidsen zijn voor iedereen toegankelijk; naast de inhoud van de studiegids zijn een correcte spelling en nette opmaak echt belangrijk.”

Vanuit Docflow hebben we geconstateerd dat het voor gebruikers niet altijd even duidelijk is op welke tekst in het document commentaar betrekking heeft. We zijn daarom druk bezig om de commentaarfunctie verder te verbeteren voor een nog effectievere samenwerking. Het kunnen annoteren van tekst om daar vervolgens comments aan te koppelen, is een mogelijkheid die we onderzoeken.

Meer weten?

Wil je ontdekken of Docflow jouw organisatie ook een passende oplossing kan bieden voor het opstellen en ondertekenen van documenten? Neem contact op en leer meer over ons platform!