Docflow’s inspiratiredag 2022

Op 13 mei organiseerde Docflow haar eerste fysieke inspiratiedag bij The Next Web Amterdam, een thuiswedstijd.

Het hoofddoel van de dag was om:

  1. de klantcommunity met elkaar te verbinden,
  2. kennis te delen over succesvolle toepassing van onze oplossing en,
  3. in gesprek te gaan over de doorontwikkeling.

Met afgevaardigden van 9 HO instellingen hebben we dit doel ruim gehaald. 

Deelnemers vonden het prettig om van andere onderwijsinstellingen te leren waarvoor en op welke manier(en) zij Docflow inzetten binnen hun organisatie. In het kader van kennisuitwisseling is er daarom uitgebreid gesproken over de organizatorische inbedding van de oplossing en procesondersteuning voor specifieke scenario’s. Mocht je de inspiratiedag helaas hebben gemist, brengen we je via deze blog-post graag de op de hoogte van de meest waardevolle uitkomsten.

De hoogtepunten van het programma

Docflow oprichter Tim stak van wal en startte de dag met een algemene update waarin groei, ambities en visie van Docflow aan bod kwamen. Vervolgens werd er een uitgebreide  toelichting gegeven op de Docflow roadmap.

1. De indeling van Docflow’s Roadmap

Op de openbare roadmap staan verschillende type features vermeld die zich in verschillende ontwikkelfases bevinden. Om deze featuers te prioritiseren hanteren we het RICE model. RICE staat voor Reach, Impact, Confidence and Effort, en is een effectief bewezen prioriteringskader. Een RICE-score helpt onze productmanagers om de geschatte waarde van een functie of klantidee te kwantificeren. De  RICE score staat daarom ook per feature vermeld op onze openbare roadmap.

RICE heeft als voordeel dat elke type klant (zowel groot als klein) inspraak kan hebben op onze roadmap. Een feature voorstel dat relatief weinig effort kost om te bouwen en grote impact en reach heeft (lees: voordeel oplevert voor een grote groep gerbuikers) leidt al snel tot een hoge RICE score. Aangedragen ideeën met een hogere RICE score worden daarom eerder geïmplementeerd.

2. Zuyd Hogeschool over Change Management

Na de sessie van Tim volgde drie inspiratiesessies van Docflow klanten. De eerste sessie werd gehouden door Raimond van Mouche van Zuyd Hogeschool, een sessie die vanuit ‘change management perspectief’ antwoord gaf op de vraag hoe je een onderwijsorganisatie meeneemt bij een nieuwe manier van werken.

3. Hogeschool Utrecht over Slimme Templates

De tweede sessie werd verzorgd door Jan Thesingh van de Hogeschool Utrecht. Hij deelde kennis met de aanwezigen over het slimmer inrichten van templates. Zijn verhaal ging onder andere dieper in op de mogelijkheid om conditonele logica in templates toe te voegen. Het werd al gauw duidelijk waarom de functionaliteit waarde biedt en wanneer.

Documenten kunnen efficiënter worden opgesteld door het gebruik van conditionele logica in templates. Deze logica stelt template editors in staat om op basis van variabelen (document input) specifieke blokken wel of niet te tonen aan schrijvers. Op deze manier voorkom je dat schrijvers energie en focus verspillen aan het lezen van overbodige tekst die niet van toepassing is.

Conditonele logica is een keuze bij elk blok (“toon als” functie) en wordt afgedwongen op basis van ingevulde tekst, data, getallen, keuzelijsten en/of smart fields. In deze support handleiding kun je meer lezen over het inbouwen van de regels voor conditionele logica.

4. Radboud Universiteit over NDA’s

Tot slot is er een nieuwe type use-case van de Radboud Universiteit gepresenteerd “de Non Disclosure Agreement (NDA), verduidelijkt door input van Mario van der Toorn. Door met tempates in Docflow te werken verhoogt men de kwaliteit en compliance van de NDA overeenkomst. Daarnaast wordt ongewenste discussies tussen universiteit (JZ) en bedrijfsleven (legal teams) beperkt. De universiteit krijgt hiermee weer grip op het proces.

De terugblik

We zijn zeer dankbaar voor de verhelderende, inspirerende sessies van de sprekers. De dag werd feestelijk afgesloten met een borrel op de Amstel; een gezellig, informeel moment waarop het het Docflow team kennis heeft gemaakt met de klant en vice versa. We kijken er naar uit om dit evenement jaarlijks terug te laten keren!

Indien je meer wilt leren over implementatie best practices, conditionele logica of de NDA use-case nemen we graag de tijd om een toelichting te geven. Je kunt contact met ons opnemen via de e-mail.


Docflow kan jou ook helpen met het flexibel inrichten van het OER proces. Daarmee zorg je ervoor dat jouw instelling de OER slimmer gaat ontwerpen, structureren, schrijven, valideren en publiceren. Ontdek de mogelijkheden van Docflow tijdens een interactieve workshop samen met jouw collega’s.